Сверьте последнюю заявку
Откройте подтверждённый состав, а не ранний расчёт из переписки. Проверьте название формы, фасовку и единицу. Иногда различие возникает из-за сравнения упаковок с массой или старой версии количества. Прежде чем сообщать о недостаче, убедитесь, что обе стороны обсуждают одну и ту же строку.
Запишите факт по позиции
Удобный формат: «Позиция; согласовано; фактически получено; вопрос». Например, по одной форме пришло пять упаковок вместо шести, а другая форма совпала полностью. Цифры в этом примере условные. Не округляйте итог и не заменяйте реальный приход плановым количеством, чтобы таблица выглядела завершённой.
Отделите спорную часть
Подтверждённые позиции обозначьте отдельно от тех, по которым требуется решение. Если вопрос касается состояния конкретной упаковки, сохраняйте связь с её строкой и действуйте по принятому порядку. Не распространяйте вывод автоматически на весь заказ и не объявляйте спорную позицию доступной для выдачи до уточнения.
Передайте точное сообщение
Сообщите ответственному номер или дату заказа, название позиции и фактическое отличие. При необходимости приложите понятное подтверждение, согласованное участниками. Фраза «со льдом проблема» заставляет повторно выяснять состав и обстоятельства. Короткое адресное описание позволяет обсуждать конкретное действие: уточнение, корректировку записи или иной согласованный вариант.
Назначьте владельца уточнения
Укажите, кто связывается с поставщиком и где фиксирует ответ. Получатель смены должен знать, что вопрос ещё открыт. Не обещайте команде дополнительную доставку или замену до подтверждения условий. Если решение переносится на другую смену, передайте ей исходные сведения и последний ответ целиком.
Закройте две записи отдельно
Итог приёмки отражает реально полученный запас. Итог уточнения отражает согласованное решение по расхождению. После его выполнения обновите связанную запись, сохранив понятную историю изменения. Такая последовательность позволяет позже объяснить, почему первоначальная заявка и фактическое получение различались, не восстанавливая обсуждение по памяти нескольких сотрудников.
Короткий ответ
Нужно ли считать весь заказ неподтверждённым?
Не обязательно: фиксируйте проверенные позиции и конкретное открытое расхождение отдельно. Порядок действий по спорной части согласует ответственный; фактический приход нельзя подменять ожидаемым.
Нужен лёд в Казани?
Сообщите форму, количество, дату и адрес получения. Наличие, стоимость и время доставки согласуйте при подтверждении заказа.
Посмотреть каталог ↗ Оставить заявку →