Какие поля нужны для заказа
Для каждой позиции заведите отдельную строку: номер заявки, дата получения, точка или подразделение, форма льда, размер при необходимости, количество, единица измерения, фасовка, способ получения и ответственный. Номер заявки связывает строки одного заказа. Адрес и контакт получателя можно хранить в отдельном справочнике точек, чтобы не перепечатывать их каждый раз.
Как разделить количество и фасовку
Не записывайте просто «10 льда»: непонятно, речь о килограммах, пакетах или фигурах. Используйте отдельные графы «количество упаковок», «масса упаковки» и «общая масса» для весового товара. Для штучных форм указывайте количество штук и размеры. Не складывайте килограммы и штуки в одном итоговом показателе.
Пример заполненной строки
Условный пример, а не подтверждённый заказ: З-014; получение 25 октября к 16:00; основной бар; кубиковый пищевой лёд; 3 пакета по 10 кг; всего 30 кг; доставка; ответственный — менеджер смены; статус — отправлен поставщику. Крупные кубы для другой подачи внесите второй строкой с тем же номером заявки и количеством в штуках. Фасовку и наличие необходимо подтвердить у поставщика.
Какие статусы и суммы хранить отдельно
Разделите статусы «черновик», «отправлен», «подтверждён», «получен» и «отменён». Запишите время подтверждения и согласованные изменения. Для финансового учёта предусмотрите цену за указанную единицу, сумму позиции и стоимость доставки отдельным полем заказа. Доставку не следует автоматически прибавлять к каждой строке одного заказа. После приёмки сохраняйте фактически полученное количество отдельно от заказанного.
Как проверить таблицу перед использованием
Проведите один тестовый заказ от заявки до получения. Сотрудник должен без переписки понять форму, единицу, место и время получения, текущий статус и ответственного. Для единиц и статусов удобны выпадающие списки, для количества — запрет отрицательных значений. Не считайте пустую цену нулевой: помечайте её как несогласованную. Исправления количества или адреса после подтверждения отмечайте явно и повторно согласовывайте с поставщиком.
Короткий ответ
Стоит ли добавлять все возможные поля?
Добавляйте поле, когда понятно, кто его заполняет и какое решение использует эти данные.
Нужен лёд в Казани?
Сообщите форму, количество, дату и адрес получения. Наличие, стоимость и время доставки согласуйте при подтверждении заказа.
Посмотреть каталог ↗ Оставить заявку →