Одна строка на заказ
Заведите поля «идентификатор; дата получения; точка; состав; статус; получатель». Для состава можно использовать ссылку на спецификацию. Не создавайте отдельную строку на каждое сообщение: уточнения относятся к тому же заказу, пока команда не оформляет самостоятельную закупку. Иначе количество действующих заявок будет завышено.
Статусы с понятным смыслом
Разведите отправленную заявку и подтверждённый заказ. Пример последовательности: «готовится — отправлен — подтверждён — получен — закрыт». У каждого перехода должен быть конкретный признак. Статус «получен» означает фактическое получение, а «закрыт» — завершённую сверку и отсутствие незаконченных вопросов. Одного слова «готово» для этих этапов недостаточно.
Работа с исключениями
Добавьте поле замечания, если получена не вся позиция или изменилось место передачи. Назначьте владельца вопроса и следующий шаг. В конце смены просмотрите незакрытые строки, а не весь архив переписки. Полученные заказы сохраняйте: они помогают проверить повторную заявку на ту же дату и восстановить историю решения.
Короткий ответ
Обязательно ли делать сложную систему учёта?
Для небольшой команды достаточно общей таблицы с доступной текущей версией. Важнее договориться о значении статусов и ответственном за обновление. Дополнительные поля нужны, когда они помогают принять конкретное рабочее решение.
Нужен лёд в Казани?
Сообщите форму, количество, дату и адрес получения. Наличие, стоимость и время доставки согласуйте при подтверждении заказа.
Посмотреть каталог ↗ Оставить заявку →